De kern van het aanpakken van complexe vraagstukken bestaat uit het creëren van de juiste omstandigheden, de juiste condities waaronder mensen met elkaar in gesprek willen gaan en verantwoordelijkheid willen nemen voor hun bijdrage.
Dat doe je door voor de juiste structuur te zorgen om deze gesprekken vruchtbaar en effectief te laten zijn, om productieve samenwerking te laten ontstaan. Als je dat doet, schep je de gelegenheid voor mensen om te ontdekken wat hen bindt en onderscheidt en wat zij aan hun gezamenlijke ambities kunnen en willen bijdragen.
Voortbouwend op meer dan honderd jaar onderzoek en ervaring formuleerde Marvin Weisbord in 1987 vier elkaar onderling aanvullende en versterkende principes, die ten grondslag liggen aan productieve samenwerking.
Betrek het hele systeem erbij
Het is belangrijk om iedereen die deelgenoot is van het vraagstuk, bij het proces om tot oplossingen te komen, te betrekken. Het gaat om zowel insiders als outsiders. Vaak zijn dat mensen en organisaties die elkaar normaal gesproken, in onze gefragmenteerde organisaties en onze al even gefragmenteerde maatschappij, niet ontmoeten. Wie de betrokkenen zijn, is niet altijd direct zichtbaar. Soms door onbekendheid, soms uit onwil zijn we regelmatig blind voor andere spelers en hun percepties van de werkelijkheid. Uiteraard is het niet altijd mogelijk om iedereen die een rol speelt persoonlijk bij het proces te betrekken. Maar het is wel altijd mogelijk om een getrouwe afspiegeling van het systeem, van al die spelers die belang hebben bij het vraagstuk, bij elkaar te brengen. Hoe beter je dat lukt, des te completer iedereen een beeld krijgt van de werkelijkheid waarin ze meespelen, en des te eerder je met elkaar mogelijke en realistische oplossingen vindt.
Verken eerst het geheel en leid daar eigen acties uit af
We hebben allemaal onze eigen percepties van de werkelijkheid, van de wereld om ons heen, van het verleden en van de ontwikkelingen die op ons afkomen. Dit is altijd echter maar een deel van de werkelijkheid. Pas als je met alle betrokken partijen deze beelden uitwisselt, met bijbehorende belangen, wensen en ambities, krijg je een beeld van het geheel waar het om gaat. Dat kost tijd, maar verdient zich later altijd dubbel en dwars weer terug. Het biedt inzicht in de complexiteit en veelkleurigheid van de wereld waarin wij leven en waardoor we worden beïnvloed, en daarmee in de wereld waarin het vraagstuk zich afspeelt. Het biedt een eerlijker beeld van ieders positie. Het schept de basis voor een open dialoog.
Denk toekomst- en actiegericht en focus op de common ground
Mensen halen inspiratie uit de toekomst, die zij graag mee willen creëren. Niet uit onderling gedoe over hoe het vraagstuk nu precies is ontstaan. Het analyseren en vooral diagnosticeren van dergelijke situaties levert weinig energie op. Integendeel, het leidt vaak tot schier eindeloze – wat wij weleens noemen theologische – disputen over waar het nu precies om gaat. Een objectieve waarheid is daar niet uit te destilleren. Verschillen van inzicht scheiden partijen in dergelijke situaties eerder dan dat ze (ver)binden. Door te focussen op het wenkend toekomstperspectief en daarbij steeds te zoeken naar de common ground, dat wat iedereen bindt, laat je mensen zien dat er een wereld bestaat waar iedereen naar verlangt en waarvan iedereen denkt: het zou mooi zijn als we dat in ieder geval weten te verwezenlijken! Daar wil en kan ik aan bijdragen!
Creëer ruimte voor zelfmanagement en verantwoordelijkheid
Vraagstukken worden niet opgelost, complexe situaties komen niet in beweging door opgelegde mooie plannen en inspirerende visies. Het zijn mensen die uit eigen beweging besluiten bij te dragen, die zelf verantwoordelijkheid willen nemen om iets te doen aan de situatie waarin zij zitten. Dat doen zij wanneer zij de ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te nemen in plaats van voorgespiegeld te krijgen wat ze moeten doen. Dit principe is voor veel managers, bestuurders en adviseurs misschien wel het moeilijkste principe om in praktijk te brengen: een stap terug doen zodat anderen naar voren kunnen treden om hun verantwoordelijkheid te nemen.
Als je als manager, bestuurder of adviseur een complex vraagstuk op basis van deze vier principes aanpakt, creëer je dus voor alle mensen die belang hebben bij dat vraagstuk, de condities en de context om hun verantwoordelijkheid te nemen en in samenhang met anderen aan het werk te gaan.
Meer weten?
Wil je weten hoe je organiseren van productieve ontmoetingen? Neem dan contact met ons op via info@kaapz.nl. Het is onze passie, we vertellen er graag over. Of lees ons boek Hoe richt je een zwerm. Een eenvoudige aanpak voor complexe opgaven. Van Duuren management, 2016.
